Assistant / Office Manager (m/w/d), Voll-/Teilzeit, Düsseldorf

Die Agentur:

Eine auf Employer Branding Marketing spezialisierte Agentur aus Düsseldorf, die sich nicht nur mit HR Themen beschäftigt, sondern ein gut gemeintes und gemachtes Employer Branding auch lebt
(Weiterbildungen/Coachings, Flexibilität für Mitarbeiter, Zuschüsse…)

Die Stelle:

Die vielfältigen Aufgaben des Assistant/Office Managers (m/w/d) lassen sich in vier Kategorien aufteilen:
Assistenz der Geschäftsführung, vorbereitende Buchhaltung/Finanzen, Bewerber- und Personalmanagement, Office Management

Aufgaben/Schwerpunkte der Reihe nach:

Assistenz der Geschäftsführung
• (Proaktive) Unterstützung im operativen und organisatorischen Tages­geschäft
• Eigenständiges Management von Sonder­projekten der Geschäfts­führung
• Vorbereitung von Präsentationen und Reportings sowie Protokollführung
• Marketing-, PR-, Work­shop- und Net­working-/(Teil)Aufgaben

Vorbereitende Buchhaltung/Finanzen
• Vorbereitende Lohn- und Finanz­buch­haltung und Steuerung des Rechnungs­frei­gabeprozesses
• Enge Zusammenarbeit mit dem Steuer­büro und Unterstützung bei Monats- und Jahres­abschlüssen
• Abrechnung von Reise­kosten, Spesen und Kredit­karten
• Controlling des Zahlungseingangs und -ausgangs sowie Management des Mahn­wesens

Bewerber- und Personalmanagement
• Organisation des Bewerber­managements, Koordination von Vorstellungs­terminen
• Ansprech­partner für das Onboarding neuer Mitarbeiter
• Administrative Aufgaben im Personalmanagement
• Unterstützung der Geschäfts­leitung bei Sonder­projekten (Coachings, Workshops, Meetings, Firmenevents, Ausflüge…)
• Stets ein offenes Ohr für die Anliegen der Mitarbeiter

Office Management
• Eigen­verantwortliche Büroorganisation u.a. digitale Ablage-, Wieder­vorlage- und Vertrags­management
• Empfangstätigkeiten (Post, Telefon, Gäste­bewirtung)
• Organisation von Geschäfts­reisen
• Ansprech­partner für externe Dienst­leister
• Unterstützung des Teams

Qualifikation:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. ein Studium und mehrjährige Berufs­erfahrung in einer vergleich­baren Position
• Allrounder und Mitdenker mit proaktiver, engagierter, eigenverantwortlicher, zuverlässiger, verbindlicher, organisierter, penibler und dienst­leistungs­orientierter Arbeitsweise
• Professioneller Umgang mit allen gängigen Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung auf Agentur- oder ähnlichem Beratungs­umfeld