Abmelden vom Job: Abwesenheits-Mail einrichten

/blog/wp-content/uploads/2010/06/Bild-2.pngIm Geschäftsleben gilt das ungeschriebene Gesetz, dass jede Mail binnen 24 Stunden beantwortet sein sollte. Auch im Privaten ist es ein Gebot der Höflichkeit, auf elektronische Post zügig zu reagieren, und sei es mit einer Abwesenheitsnotiz. Eine automatische Abwesenheitsnotiz (Autoresponder) zur Urlaubszeit ist leicht eingerichtet.

Ein Autoresponder ist ein automatischer E-Mail-Beantworter für Postfächer Ihres Mailservers, vergleichbar mit einer Ansage auf dem Anrufbeantworter. Haben Sie den Responder für eine Mailbox aktiviert und wird diese angeschrieben, erhält der Absender automatisch einen von Ihnen vordefinierten Text.

Achten Sie darauf, das ungelesene Mails mindestens 4 Wochen auf ihrem Mailserver gespeichert bleiben (Einstellungen), damit sie die Post nach Ihrer Rückkehr bearbeiten können. Achtung: Der Responder ist zeitlich unbegrenzt, deaktivieren Sie die Funktion, wenn Ihre Abwesenheit beendet ist.

Folgender Text bietet sich an:

»Liebe Geschäftsfreunde (Sehr geehrte Damen und Herren), ich bin für den Zeitraum von 00. 00. 2010 bis 00. 00. 2010 unter dieser E-Mail-Adresse nicht erreichbar. In dringenden Fällen senden sie bitte ihre Nachricht unter [email protected] an meine(n) Kolleg(in) Name Mustermann/frau. Ansonsten beantworte ich Ihre Mail gerne in der Woche nach dem 00. 00. 2010 – sie bleibt in meinem Eingangsordner gespeichert.«

Der Autoresponder wird entweder auf dem Mailserver eingerichtet (gehen Sie in die Einstellungen bei T-Online, Web.de  oder fragen Sie ihren Systemadministrator oder gehen Sie in ihrem Mailprogramm, zum Beispiel in Apple Mail unter Voreinstellungen. Im letzten Fall darf der Rechner während der Abwesenheit nicht ausgeschaltet werden.