Die ersten Gründungsschritte sind geschafft, der Traum in die Selbständigkeit ist geglückt. Die ersten Aufträge sind an Land gezogen, das kreative Schaffen kann beginnen. Aber Achtung: kein kreatives Schaffen bei der Buchhaltung und Rechnungsstellung!

Gerade am Anfang der Selbständigkeit fällt es oft schwer, sich neben den ganzen neuen Ideen den Kopf für die steuerlich wichtigen Dinge frei zu halten. Gern werden steuerliche Pflichten bei Seite geschoben und erst nach Ansammlung vieler loser Belege in Schubladen, Schuhkartons, diversen bunten Hüllen, wird das ganze Chaos erkannt. Rechnungen sind meist aus Unsicherheit noch nicht gestellt.

Daher ist es wichtig, sich schon zu Beginn der Tätigkeit beim Finanzamt steuerlich anzumelden. Hierfür gibt es ein Formular: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei Aufnahme einer selbständigen (freiberuflichen) Tätigkeit 

- Nur bei einem hochgerechneten Gesamtumsatz im Kalenderjahr von voraussichtlich nicht mehr als 17.500 € ist die Kleinunternehmerregelung anzuwenden.
- Wird die Tätigkeit nicht zu Beginn des Kalenderjahres aufgenommen, ist der geschätzte Umsatz entsprechend anteilig hochzurechnen. Nur in diesem Fall ist keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen auszuweisen und ist auch nicht an das Finanzamt abzuführen.
- Im Gegenzug darf die Umsatzsteuer für Leistungsbezüge auch nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Vorteilhaft ist, dass keine monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgegeben werden müssen. Es kann aber auch auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet werden. Dies ist meist sinnvoll, wenn höhere Anschaffungen geplant sind und im Folgejahr die Umsatzgrenze eh überschritten wird.

Damit ist nun die erste Weiche zur Rechnungsstellung gestellt. Um einen besseren Überblick zu haben, sollte die Rechnungsschreibung immer zeitnah nach jedem Abschluss eines Auftrags erfolgen. Hier sollte auch nicht gezögert werden. Die Leistung ist erbracht und die zeitnahe Rechnungsstellung verbessert die Liquidität.

Es sind jedoch nach dem Umsatzsteuergesetz einige Anforderungen für eine ordentliche Rechnung zu erfüllen. Die Pflichtangaben sind unten nachfolgend aufgeführt. Nicht nur die eigene Rechnung muss diese Angaben enthalten, auch bei Rechnungen von anderen Unternehmen ist zu prüfen, ob die Angaben vollständig enthalten sind. Sollte hier auch nur eine Angabe fehlen, darf die Umsatzsteuer für Leistungsbezüge auch nicht als Vorsteuer abgezogen werden.

Insbesondere bei höheren Investitionen, die gerade in der Gründungsphase für Laptop, Schreibtisch, Regale oder anderes anfallen, ist zu prüfen ob die Rechnungen korrekt sind. Ein Versagen des Vorsteuerabzuges wäre hier besonders ärgerlich. 

Papierrechnung oder elektronische Rechnung? Die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes an die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen sind erfüllt, wenn durch innerbetriebliche Kontrollverfahren die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet ist. Der Leistungsempfänger muss dem nur zustimmen. Eine Erinnerungsmail bei fehlendem Zahlungseingang ist schnell abgesandt.

Der einzige Nachteil ist, dass die elektronischen Rechnungen ebenso wie Papierrechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, elektronische Rechnung dabei aber in elektronischer Form. Diese müssen mit den dann bestehenden Programmversionen nach 10 Jahren noch lesbar sein. 

- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

- das Ausstellungsdatum

- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)

- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist

- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers

- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

- das Ausstellungsdatum

- den Bruttobetrag

- den Steuersatz (7 % oder 19 %)

Nach diesen Vorgaben ist eine Rechnung schnell erstellt oder geprüft und die steuerlichen Anforderungen in die Selbständigkeit sind erfüllt.