Läuft ein frisch gegründetes Unternehmen gut wird irgendwann der Punkt kommen, an dem Gründer das Arbeitsvolumen nicht mehr alleine stemmen können. Dann ist es an der Zeit, Mitarbeiter einzustellen. Dabei kann nicht nur die Suche nach passenden Mitarbeitern Schwierigkeiten mit sich bringen. Es steht auch eine Menge Bürokratie an. Folgende Aspekte müssen Sie bei der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters besonders beachten: 

Ist erst einmal ein geeigneter Mitarbeiter für das Unternehmen gefunden und die Bedingungen ausgehandelt, steht zunächst der Arbeitsvertrag an. 

Folgende Punkte sollten im Arbeitsvertrag unbedingt enthalten sein: 

• Angaben zu den Vertragsparteien
• Regelungen zum Tätigkeitsbereich
• Höhe der Vergütung
• Arbeitszeit
• Überstunden/Freizeitausgleich
• Urlaubsanspruch
• Regelungen zu Beginn, Dauer und Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Vorgedruckte Muster für Arbeitsverträge, die häufig im Internet sowie in Fachbüchern zu finden sind, sollten nicht ohne Weiteres einfach so übernommen werden. Auch Muster, die auf den ersten Blick passend wirken, sind oft entweder nicht mehr aktuell oder müssen auf das Unternehmen angepasst werden. Unwirksame Klauseln in einem Arbeitsvertrag können langfristig teuer werden. Erstgründer sollten sich deshalb unbedingt anwaltliche Unterstützung holen. 

Als Nächstes muss der neue Mitarbeiter vom Arbeitgeber angemeldet werden. Hierfür muss zunächst eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Diese wird benötigt, um neue Mitarbeiter bei der Sozialversicherung zu melden. Die An- und Abmeldung des Mitarbeiters erfolgt über die jeweilige Krankenkasse. Anzumelden ist jeder Mitarbeiter, der in der Kranken-, Pflege-, Renten-, oder Arbeitslosenversicherung pflichtversichert ist. Wie hoch die Beiträge sind, die von der jeweiligen Krankenkasse eingezogen werden, hängt vom Arbeitsentgelt und der Krankenversicherung des Arbeitnehmers ab. Die Anmeldung hat frühestens mit der 1. Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn zu erfolgen.

Jedes Unternehmen nimmt, sobald es Angestellte beschäftigt, an der Umlageversicherung teil. Im Rahmen der Umlageversicherung wird Arbeitgebern ein Teil der Aufwendungen für Entgeltfortzahlung bei Krankheit (U1) und in voller Höhe bei Mutterschaft (U2) erstattet. Zur Teilnahme an der U1 sind Arbeitgeber nur verpflichtet, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Die Umlage U2 muss hingegen von jedem Arbeitgeber bezahlt werden, unabhängig davon, ob Frauen beschäftigt werden. Auch hierfür ist die Krankenversicherung zuständig.

Alle Mitarbeiter müssen außerdem bei der jeweiligen Berufsgenossenschaft zur gesetzlichen Unfallversicherung angemeldet werden. Die Berufsgenossenschaft ist Teil der Sozialversicherung und versichert Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsverfahren. 

Außerdem müssen neue Mitarbeiter zur Lohnsteuer gemeldet werden. Das geschieht beim zuständigen Finanzamt unter der Steuernummer und unter Verwendung des ELSTER-Zugangs des Unternehmens.

3. Unterlagen, die der Arbeitgeber benötigt

Vorab sollte sich der Erstgründer die Steuernummer, den Sozialversicherungsausweis und die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse vom jeweiligen neu einzustellenden Mitarbeiter aushändigen lassen. Im Einzelfall können noch weitere Unterlagen wie zum Beispiel eine Arbeitserlaubnis oder ein Gesundheitszeugnis hinzu kommen.  

4. Vorsicht bei der Befristung von Arbeitsverträgen 

Gerade bei Neugründungen ist es nicht ungewöhnlich, dass zunächst nur befristete Arbeitsverträge abgeschlossen werden. Am Anfang ist es schließlich schwer vorauszusehen, wie sich das neu gegründete Unternehmen entwickelt. Unbedingt zu beachten ist, dass für alle befristeten Arbeitsverträge das Schriftformerfordernis gilt. Das heißt: Beide Parteien müssen den Arbeitsvertrag vor Arbeitsantritt im Original unterschreiben. Passiert das nicht oder erst im Laufe des Arbeitsverhältnisses, dann ist die Befristung unwirksam und es entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. 

Entscheidet sich der Existenzgründer zur Anstellung eines geringfügig Beschäftigten (Minijobber) sind einige Besonderheiten zu beachten.

Prüfen Sie bitte genau, ob es sich auch tatsächlich um einen Minijob handelt. Das sind entweder sehr kurzfristig oder nur in einem geringfügigen Umfang Beschäftigte. Da Beschäftigte mit mehreren Minijobs nicht mehr als insgesamt 450 Euro monatlich verdienen dürfen, sollten Sie prüfen, ob ein Minijob überhaupt in Frage kommt. Wird diese Grenze überschritten, gelten die normalen Sätze für das gesamte Einkommen, was zu erheblichen Nachzahlungen führen kann.

Die Meldung und Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen für geringfügig Beschäftigte erfolgt statt an die Krankenkasse an die Minijob-Zentrale bei der Knappschaft-Bahn-See. 

Arbeitsrechtlich gibt es aber faktisch keine Besonderheiten. Minijobber haben ebenfalls Anspruch auf Kündigungs- und Mutterschutz, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder bei sonstigen Arbeitsausfällen sowie Anspruch auf Erholungsurlaub. Der Mindestlohn gilt auch hier. 

6. Fazit 

Die ersten Beschäftigten einzustellen ist für ein Unternehmen oft ein großer Schritt. Es ist dabei oft sinnvoll, sich durch einen externen Dienstleister Hilfe zu holen. Das ist für die Anmeldung zur Sozialversicherung und die Berechnung der abzuführenden Lohnsteuern oft ein Steuer- und Lohnbüro und für Vertragsfragen ein Rechtsanwalt. Unterstützung im Gründungsprozess einzuholen kann gerade in einer Phase, in der Existenzgründer häufig hohen Stress- und Belastungsfaktoren ausgesetzt sind, den Einstellungsprozess erleichtern. Es hilft auch dabei, (oft kostspielige) Fehler zu vermeiden. Ist der erste Mitarbeiter erst einmal eingestellt, fallen die weiteren Einstellungen oft leichter.

Rechtsanwalt Benjamin Wunderle von der Berliner Kanzlei MAYR ist unser Rechtsratgeber in Sachen Arbeitsrecht.

Falls Ihr detaillierten Rechtsbeistand von erfahrenen Arbeitsrecht-Anwälten benötigt, wendet euch gerne direkt an die Kanzlei:

MAYR Kanzlei für Arbeitsrecht in Berlin und Brandenburg
www.mayr-arbeitsrecht.de

Columbiadamm 29
10965 Berlin
Tel: +49 30 69809070