Email-Knigge für Büromenschen

Financial Times Deutschland hat in seinem Karriereteil einen sehr hilfreichen Artikel zum Thema Bewältigung der täglichen eMail-Flut veröffentlicht. Da wir bei unserer Büroarbeit auf Emails angewiesen sind, aber nie eine Einführung in die Geheimnisse der elektronischen Kommunikation erhalten haben, möchten wie hier die sechs Tipps weitergeben:

1. Wie Sie die Emailflut besiegen

Sie sind der Boss - auch an Ihrem Rechner. Sie würden sich ja auch nicht von Ihrem Haustier ständig bei der Arbeit unterbrechen lassen. Übernehmen Sie das Kommando. Erster Schritt: Schalten Sie die automatische Benachrichtigung beim Eintreffen neuer Emails ab (bei Microsoft Outlook: Extras, Optionen, Registerkarte: Einstellungen, Email-Optionen, Erweiterte Email-Optionen). Ab heute kontrollieren Sie Ihren Posteingang nur noch zu festgesetzten Zeiten. "Wer ständig auf sein Postfach schielt, ist nicht konzentriert bei der Sache", sagt Roswitha Brauer-Scherf, Organisationsberaterin und Businesscoach aus Potsdam. Entscheiden Sie sich bewusst dafür, wann Sie Ihre Emails abrufen. In diesem Moment machen Sie nichts anderes nebenher. Umgekehrt: Wenn Sie eine Aufgabe gerade begonnen haben, lassen Sie sich nicht von einer Email unterbrechen. Das geht nicht? Es geht - es hängt von Ihrer Willenstärke ab.

2. Wie Sie den Posteingang leer räumen

Wie oft lesen Sie eine Email, bevor Sie sie bearbeiten? Zweimal, dreimal, viermal? Genau da liegt das Problem. "Es ist wichtig sofort zu entscheiden, was zu tun ist", sagt Brauer-Scherf. Die Trainerin nennt es das »Direktprinzip«. Lesen Sie jede Email nur ein einziges Mal und überlegen Sie sofort: Gleich löschen? Gleich beantworten? Oder wann bearbeiten? Im letzten Fall legen Sie eine To-do-Liste mit den Emails an, die Sie abarbeiten müssen. (Bei Outlook verschieben Sie die Email einfach in den Aufgabenordner.) »Das Ziel ist, dass der Posteingang abends leer ist«, sagt Brauer-Scherf. »Ein aufgeräumter Schreibtisch und ein freier Posteingang machen einfach ein besseres Gefühl.«

3. In welchem Fall Sie das Mailen besser lassen

Wir stöhnen über die unnützen Mails unserer Kollegen - und drücken selbst ständig bei jeder Gelegenheit auf »senden«. Schreiben Sie gar nicht erst, rät Brauer-Scherf. Wenn Sie mehrere Anliegen mit einer Person zu besprechen haben, vereinbaren Sie einen Gesprächstermin. Klingt altmodisch, funktioniert aber noch immer.

4. Sechs Betreffzeilen, die Sie besser nicht verwenden

Viele Betreffzeilen, die wir schreiben, sind völlig unbrauchbar für den Büroalltag. Denn sie stiften Verwirrung und verraten nichts über den Inhalt einer Mail. Die US-Autoren David Shipley und Will Schwalbe stellen einige von ihnen in dem Ratgeber »Erst denken, dann senden. Die peinlichsten E-Mail-Pannen und wie man sie vermeidet« vor. Folgende Zeilen finden sie »verflixt rätselhaft«. Mit Recht!

-Was tun?

-Re: zur Kenntnisnahme

-Zwei Dinge

-Dringend!

-Kurze Frage

-Was ist das?

Seien Sie präzise, finden Sie eine treffende Überschrift für Ihre Nachricht. Wenn Ihnen das nicht gelingt, ist wahrscheinlich auch Ihre Mail nicht präzise formuliert.

5. Was „CC“ bedeutet – und was „BCC“ über Ihre Persönlichkeit verrät

Verwechseln Sie nie das "An"- und "CC"- Feld im Kopf einer Email! »CC« steht für »Carbon Copy« und bedeutet Durchschlag. Wer im »CC« einer Email steht, muss nicht selbst tätig werden, sondern bekommt eine Nachricht lediglich zur Kenntnisnahme.

Mit Durchschlägen können Sie Politik betreiben - und begeben sich mitunter auf ein Minenfeld, warnen Shipley und Schwalbe. Schicken Sie einem Arbeitskollegen eine lobende Mail und setzen dessen Chef ins »CC«, werten Sie das Lob auf. Umgekehrt schlägt eine Beschwerde ungleich heftiger ein, wenn auch der Chef davon erfährt. Setzen Sie als Chef die Rechts- und Personalabteilung ins »CC«, machen Sie dem Empfängers Ihrer Nachricht klar, dass seine Tage im Unternehmen gezählt sind.

Wann verwenden Sie das »BCC« (Blind Carbon Copy, Blindkopien)? Am besten gar nicht, sofern Sie ein integerer Mitarbeiter sein wollen. BCCs sind »hinterhältig«, schreiben Shipley und Schwalbe. Denn mit ihnen schicken Sie Nachrichten an Personen, ohne dass der eigentliche Empfänger das mitbekommt. Auch Brauer-Scherf rät von den BCCs ab. Kommunizieren Sie lieber offen - Sie wollen ja auch nicht, dass die Kollegen in der Kantine hinter Ihrem Rücken über Sie tuscheln.

6. Wie Sie eine peinliche Email aufhalten

Einmal verschickte Emails können Sie für gewöhnlich nicht mehr zurückholen. Das macht die Kommunikation mit Emails so gefährlich. Denn schnell haben Sie sich verklickt - und dann erfährt die gesamte Firma, was Sie über den Tanzstil Ihres Chefs auf der letzten Betriebsfeier denken.

Wenn Sie aus Versehen eine Email an das gesamte Unternehmen verschickt haben, die eigentlich nur an Ihren Arbeitskollegen gehen sollte, müssen Sie schnell handeln. Schicken Sie die gleiche Mail mit der selben Betreffzeile und einem harmlosen Inhalt noch viele weiterer Male an die gesamte Firma, ungefähr zehn oder 20 mal.

Verschicken Sie dann eine Entschuldigungsmail, in der Sie etwas von POP3-Serverproblemen schwadronieren. Und beten Sie dann, dass Ihre Kollegen nur die obersten Emails lesen und den Rest ungelesen löschen. Eine Garantie dafür haben Sie nicht - aber höchst wahrscheinlich gehen Ihre Kollegen genau so wie Sie in der Emailflut unter. Das rettet Ihnen den Job.