Ja, klar, mach ich! – Oder: Warum wir öfter Nein sagen sollten.

Die Präsentation muss morgen fertig sein, das neue Layout in drei Tagen entworfen, der Artikel in zwei Stunden veröffentlicht. Dann kommt die Teamleiterin rein und sagt: Der Kunde benötigt noch heute einen Entwurf für das Vorwort. Kannst du das übernehmen? Ja, gerne. Pause. – Ich meine: Nein. Geht nicht. Mein Tag hat nur 24 Stunden.

Wenn dann noch ein Freund anruft und Unterstützung beim Umzug braucht, hilft nur eines: Prioritäten richtig setzen. Das fällt uns naturgemäß schwer. Viel zu oft sagen wir Ja. Weil es der einfacherer Weg ist, weil wir es so gelernt haben, weil wir Ablehnung fürchten oder Nachteile im Job.

Untersuchungen haben ergeben: Erfolgreiche Führungskräfte blenden alles Unwichtige aus. Sie konzentrieren sich. Wer fokussieren kann, hat mehr Aufmerksamkeit für die wirklich entscheidenden Dinge. Im Umkehrschluss bedeutet das: Erfolgreiche Menschen sagen auch mal Nein.

Wann sagen wir Nein, wann Ja?
Die Kunst ist, die Grenzen richtig zu ziehen. Ein Ja kann trügerisch sein. Nur im ersten Schritt fühlt es sich leicht an. Im zweiten Schritt bedeutet Ja sagen: Ich habe mehr zu tun, fühle mich fremdbestimmt, habe keine Zeit für die Dinge, die ich wirklich machen will.

Manche Vorgesetzte sind geschickt, sie schmeicheln mit Komplimenten: Du bist so ein fähiger Mitarbeiter. Ich brauche unbedingt deine Unterstützung. Schnell antworten wir mit Ja. Der Eindruck gebraucht zu werden, wichtig zu sein, gibt uns ein gutes Gefühl. Wir möchten als nett, hilfsbereit und höflich gelten. Wir wollen keine Konflikte.

Wie wir die Prioritäten richtig setzen
Vorneweg hilft die Erkenntnis: Wenn alles dringend ist, ist nichts mehr dringend.
Richtig ist vielmehr: Je mehr das Augenmerk auf einer einzelnen Sache liegt, desto mehr erledigen wir. Und desto höher wird die Qualität unserer Arbeit.

Die Mehrzahl von uns hat morgens die meiste Energie. Am besten also, wir kümmern uns um die wichtigste Aufgabe sofort. Mindestens neunzig Minuten. Die Tür bleibt geschlossen, das E-Mailprogramm auch und das Telefon steht auf lautlos, sofern möglich. Wenn wir fertig sind: Pause machen. Sinnvoll ist mindestens eine am Morgen und eine am Nachmittag. Zum Mittagessen: Weg vom Schreibtisch.

Besonders ergiebig: Statusabfragen. Entweder im Team als kurze Stehkonferenz oder für sich alleine. Habe ich das erreicht, was ich mir vorgenommen habe? Wenn nicht, woran liegt das? Was will ich bis zur nächsten Pause erledigen? Zu was muss ich Nein sagen, um das zu schaffen?

Manchmal hilft es schon, ein Meeting abzusagen, Kleinigkeiten telefonisch zu erledigen oder einfache Aufgaben zu delegieren. Wichtig ist, sich bei Anfragen nicht überrumpeln zu lassen. Es kann schon reichen, um kurze Bedenkzeit zu bitten.
Vielleicht kann ich die Aufgabe an einen Kollegen geben? Soll ich Ja sagen, sofern der Anfragende noch weitere Unterstützung organisiert? Kann ich die Aufgabe annehmen und dafür eine andere abgeben? Kann ich jetzt Nein sagen, aber anbieten, mich zu einem späteren Termin darum zu kümmern?

Wer seine Prioritäten richtig setzt, findet schneller heraus, was ihm wirklich Spaß macht. Und das macht ihn erfolgreich. Übrigens: Auch eine gute Form Nein zu sagen: Zeiten, in denen wir offline sind. Reservieren wir uns eine tägliche Stunde, in der wir alles abschalten. Ich meine: Wir werden effektiver – und bestimmt glücklicher, oder?