Mail vs. Müll: Der Kampf am Arbeitsplatz

Spam or Inbox/ pinterest.com

Ein paar smarte Schnurtelefone, eine tolle Filter-Kaffee-Maschine aus dem QUELLE Katalog, ein „Mädchen für alles“ namens Sekräterin. Früher war das mehr oder weniger alles, was unsere zwischenmenschliche Kommunikation im Büro erleichterte. Doch wer jetzt denkt, dass die o.g. Relikte der Wirtschaftswunder-Zeiten noch vor den Dinos verschwanden, täuscht sich gewaltig. Mit der neuen High-Tech-Revolution wurden im Büroalltag unzählige digitale Kreaturen geboren, die heute zu den gefährlichsten Raubtieren am Arbeitsplatz gezählt werden: Die E-Mails.   

Vorsicht: E-Mail-Invasion
Sie rauben uns Zeit und Nerven, vermiesen uns die Laune und den Büroalltag und machen selbst vor unserer Haustür nicht halt - "dank" der neuen 24-Stunden-Abrufbereichtschaft-Mentalität von Mensch und Maschine des 21. Jahrhunderts. Ob im Berufs- oder Privatleben: Die E-Mails sind unsere neuen, täglichen Begleiter, die desöffteren in uns eine Hassliebe entfachen. Einerseits stönen wir innerlich beim Eingang jeder neuen Mail. Andererseits sind sie ein Zeichen dafür, dass man uns braucht. Aber... brauchen wir sie? Wirklich? Alle?

Erkenntnis des Jahrhunderts: E-Mail-Wahnsinn ruiniert
Aktuell werden täglich im Geschäftsverkehr 89 Milliarden E-Mails weltweit verschickt. Für das Jahr 2016 rechnen die Wissenschaftler sogar mit fast 144 Milliarden E-Mails. Nicht schlecht! Oder besser gesagt: Überhaupt nicht gut. Deshalb haben einige Unternehmen heute erkannt: Wir müssen was dagegen tun. Denn dieser E-Mail-Wahnsinn raubt unseren Mitarbeitern das Wertvollste, was wir haben: Zeit. Und richtet somit einen enormen wirtschaftlichen Schaden an.

Was Unternehmen gegen Mail-Flut unternehmen:
Die Automobilkonzerne mit traditionell starken Betriebsräten fahren vor:
•    So geht es zum Beispiel bei Daimler darum, am Wochenende die Mails an Mitarbeiter automatisch zu löschen.
•    Bei VW wird nach 18.15 Uhr den tariflich bezahlten Mitarbeitern der Blackberry-Server ausgeschaltet.  

Ein paar Unternehmen wollen dem mobilen Vorbild schon in naher Zukunft folgen - mit ähnlichen Betriebsvereinbarungen. Oder sogar mit zusätzlich neuen Kommunikationsmöglichkeiten:
•    Immer mehr Mitarbeiter, zum Beispiel im IT-Bereich, nutzen heute neben Mails auch informelle Kontaktnetze wie Chat-Gespräche bei Facebook oder Skype.
•    Der Dienstleister Atos Origin ist gerade dabei, auf Mails komplett zu verzichten und nutzt dafür soziale Medien - eine Art Facebook für Unternehmen.
•    Der Energie-Versorger Eon empfielt allen Mitarbeitern, und besonders den Führungskräften, auf dienstliche E-Mails und Telefonate außerhalb der üblichen Arbeitszeiten gänzlich zu verzichten.

Der Rest der Welt steht jedoch leider weiterhin im E-Mail-Stau:
•    So bekommt aktuell ein typischer Intel Mitarbeiter laut einer Umfrage insgesamt 100 Mails am Tag.
•    Zum Lesen dieser und Schreiben neuer nimmt er sich (ungern) 20 Stunden pro Woche Zeit.
•    Noch interessanter: Dabei ist fast jede 3. Mail für seine Arbeit absolut unwichtig.

Was Mails mit Menschen tun:
Auch, wenn rechtlich gesehen kein Zwang besteht, die Mails sofort zu lesen, fühlen sich viele Arbeitnehmer verpflichtet, dem Sender ad hoc zu antworten. Doch das alles ist eine Frage der Führungskultur und hat so seine Gründe, die tief im Herzen des jeweiligen Mitarbeiters verankert sind: Von Angst über persönliche Verantwortung bis hin zur Freude über die Zusammenarbeit am jeweiligen Projekt.

Wie das Unternehmen, so der Mail-Verkehr:
•    Je unklarer die Struktur im Unternehmen, desto mehr Mails gehen an zu viele Empfänger raus. Hat ein Mitarbeiter Angst, Verantwortung zu übernehmen, setzt er seine Kollegen gerne in "cc" - und das muss nicht immer sein.
•    Je strenger die Regeln jedoch, desto kontra-produktiver der Kampf gegen die Mail-Flut: Mitarbeiter, die sich bislang auch außerhalb der Kernarbeitszeit engagiert haben, verlieren leider ihre Ursprungsmotivation - nicht immer, aber immer öfter.

Bitte nicht löschen: Unsere Mail-Tipps
•    Am Wochenende sollen Mails grundsätzlich weder geschrieben noch beantwortet werden
•    Vorgesetzen, die am Wochenende oder tief in die Nacht Mails an ihre Mitarbeiter oder Kunden schreiben, signalisieren damit, dass sie selbst ein echtes Problem mit ihrer Work-Life-Balance haben. Daher: Einfach lassen. Auch die Mailbox-Gespräche, wenn ein Mitarbeiter in seiner Freizeit per Mail nicht zu erreichen ist.
•    Setzt dem ganzen E-Mail-Terror und Handy-Streß endlich ein Ende: Mit etwas Glück -durch persönliche und offene Gespräche mit allen Beteiligten.
•    Geht neue, unkonventielle Wege: Nutzt z.B. Facebook oder Skype zur Kommunikation, Informations- und Erfahrungsaustausch. Manchmal tut es auch ein Telefonat.
•    Bei Wunsch auf Veränderungen: Einfach das interaktive DESIGNERDOCK Bewerbungsformular ausfüllen und per Mail an uns senden. Ganz automatisch. Mit einem Klick. Und ohne Chef im "cc".

Quelle: "Handelsblatt", 27. November 2012