Was hindert Ihren Auftraggeber eigentlich daran, dass er Ihre Leistungen pünktlich bezahlt? Ganz einfach: Zahlen kostet Überwindung und die Hingabe von Geld wird im Allgemeinen als unangenehm empfunden.
Der Adressat einer Rechnung befindet sich in einem tiefen seelischen Konflikt: Zahlt er, handelt er gegen seine Natur, zahlt er nicht, bleibt eine gegen ihn gerichtete Forderung im Raume. Lassen Sie Ihren Schuldner in diesem seelischen Konflikt auf gar keinen Fall allein, wenn Sie ihm dabei helfen möchten, dass er seine naturgegebenen Abneigungen überwindet und Ihre Forderung begleicht. Einige hilfreiche Tipps und Grundregeln sollten Sie beachten, wenn Sie Ihren Schuldner zur Zahlung motivieren wollen.
1. Verstehen Sie Ihren Schuldner
Um Ihren Schuldner bei der Überwindung seiner Zahlungsabneigung zu unterstützen, müssen Sie die Gründe kennen, die aus seiner Sicht gegen die pünktliche Bezahlung Ihrer Rechnung sprechen. Die häufigsten Denkweisen sind:
"Das war doch gar kein richtiger Vertrag - der Rechnungssteller hat nichts gegen mich in der Hand."
"Die Vergütung für die Leistungen war gar nicht vereinbart."
"Wenn ich nicht zahle, spare ich Geld."
"Andere Rechnungen drücken mehr - diese Rechnung muss ich nicht so ernst nehmen."
"Man muss erst nach der dritten Mahnung zahlen"
"Ich bin mit den erbrachten Leistungen nicht zufrieden."
"Ich habe kein Geld."
Um diesen Denkweisen von vornherein deutlich und konsequent entgegenzutreten reicht es nicht allein, eine korrekte Rechnung zu stellen und mustergültig zu mahnen. Forderungsabsicherung fängt da an, wo die Forderung entsteht, nämlich beim Vertragsschluss.
2. Stellen Sie ihre Beziehung zum Schuldner auf ein solides Fundament
Ihr Schuldner wird Ihre Rechnung erst dann ausreichend ernst nehmen, wenn er weiß, dass er sie bezahlen muss, weil er dazu vertraglich verpflichtet ist. Können Sie im Zweifel nachweisen, dass Sie auf der Grundlage einer vertraglichen Vereinbarung abrechnen?
Es muss nicht immer ein förmlich aufgesetzter Vertrag mit zwei Unterschriften sein, aber Sie sollten zumindest dokumentieren können, dass eine bestimmte Leistung zu einem bestimmten Preis vereinbart worden ist. Hierzu eignet sich etwa ein Angebotsschreiben, welches der Auftraggeber bestätigt, zumindest per Fax oder per E-Mail. (Beachten Sie hierbei aber, dass der Beweiswert einer E-Mail ohne Signatur relativ schwach ist.)
Bei umfangreicheren Leistungsbeziehungen, wo die Leistungen nach Bedarf des Auftraggebers erbracht werden, sollten Sie das vereinbarte Stundenhonorar schriftlich fixieren und dafür sorgen, dass die einzelnen Leistungsaufträge nachvollziehbar sind. Sorgen Sie dafür, dass Sie jederzeit schlüssig darlegen können, wann Sie was für den Auftraggeber erledigt haben, welche Absprachen wann mit wem getroffen worden sind und wann die Leistungen übergeben wurden.
Damit können Sie erstens dem Gedächtnis Ihres Schuldners auf die Sprünge helfen und zweitens sind Sie für den Fall, dass die Forderung gerichtlich durchgesetzt werden muss, besser gewappnet. Viele Prozesse scheitern bereits daran, dass im nach hinein nicht mehr genau nachvollzogen werden kann, welche Leistungen erbracht worden sind und welche Vereinbarungen dazu existierten - eine äußerst unangenehme Situation für die Klägerseite.
3. Geben Sie der Rechnung einen ernsthaften Ton
Ihr Schuldner wird Ihrer Rechnung nur das Gewicht zumessen, welches Sie selber in die Rechnung hineinlegen. Stellen Sie die Rechnung zeitnah, unmittelbar nach Erbringung der Leistungen. Zeitverzögerungen werden Ihnen nicht als Großzügigkeit gedankt, sondern signalisieren Desinteresse und schlampiges Forderungsmanagement. Die Rechnung wird im Rang heruntergestuft. Darüber hinaus verblasst die Erinnerung des Schuldners an die Wohltaten der einst entgegengenommenen Leistungen und Ihre Rechnung wird gedanklich nicht mehr mit den wirtschaftlichen Vorteilen verknüpft, die der Schuldner aus dem Geschäft gezogen hat, was sich nachteilig auf die Zahlungsmotivation auswirkt.
Halten Sie die formellen Anforderungen an eine Rechnung ein. Ihr Schuldner will nachvollziehen können, wofür er zahlt und er braucht die ordnungsgemäße Rechnung für seine Buchhaltung. In eine Rechnung gehören neben den Angaben des Rechnungsempfängers und des Rechnungsausstellers hinein:
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Steuernummer oder Steueridentifikationsnummer
Auflistung der erbrachten Leistungen
Angabe der Netto-Einzelpreise / Angabe des Netto-Stundensatzes
Angabe der anfallenden Mehrwertsteuer
Angabe des Bruttopreises.
Eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Wenn Sie dennoch auf diese persönliche Note Wert legen, vermeiden Sie eine Lücke zwischen Rechnungstext und Unterschrift - ein Schelm könnte auf die Idee kommen, die Worte "Betrag dankend in bar erhalten" dazwischenzufügen. Vermeiden Sie Formulierungen, die der Schuldner als Einräumung einer Stundung auffassen kann, wie z.B. "Der Rechnungsbetrag ist in zwei Wochen fällig." Das heißt nichts anderes als: Vor Ablauf von zwei Wochen besteht überhaupt keine Verpflichtung zur Zahlung. Besser und aussagekräftiger ist diese Formulierung:
Der Rechnungsbetrag ist sofort zur Zahlung fällig und zur Vermeidung von Verzugsfolgen bis zum ... auf unser Geschäftskonto zu überweisen.
Die Zahlungsfrist sollte an den Umfang der Rechnung angepasst werden, da sie dem Schuldner zur Überprüfung der Rechnung dient. Zehn Tage bis 14 Tage nach Zugang der Rechnung sind üblich. Fälligkeit und Verzug sind übrigens zwei unterschiedliche Dinge.
Fälligkeit heißt: Der Schuldner ist nun zur Zahlung verpflichtet. Dies ist der Fall, wenn die Leistungen erbracht worden sind. Bei Werkleistungen ist die Abnahme für die Fälligkeit entscheidend.
Verzug heißt: Der Schuldner zahlt nun zu spät - und hat den entstandenen Verzugsschaden (z.B. Zinsen) zu bezahlen.
Dieser feine Unterschied leitet über zum nächsten Punkt.
4. Zeigen Sie Ihrem Schuldner, dass Zahlen billiger ist als Nichtzahlen
Der Schuldner holt Ihre Rechnung umso schneller aus der staubigen Schublade, je eher ihm klar wird, dass jeder weitere Tag Geld kostet. Sie müssen dafür Sorge tragen, dass Ihr Schuldner so früh wie möglich in Verzug gerät und sollten ihm die Verzugsfolgen auch vor Augen halten. Ihr Schuldner kann auf verschiedenen Wegen in Verzug geraten:
- ab Zugang einer Mahnung / Zahlungserinnerung
Die Mahnung ist eine Aufforderung an den Schuldner, die Forderung zu begleichen. Die Zahlungserinnerung ist übrigens auch eine Mahnung, sie trägt nur einen freundlicheren Namen.
- wenn für die Leistung ein Zeitpunkt nach dem Kalender bestimmt ist
Hierbei muss es sich um einen eindeutig bestimmbaren Termin handeln, z.B. "14.09.2005" oder "zehn Tage nach Zugang der Rechnung". Nicht ausreichend ist die Formulierung "innerhalb von zehn Tagen", da hier nicht eindeutig ist, welcher Kalendertag dies sein kann, da der Ausgangspunkt für die zehn Tage nicht benannt ist. Die Zeitbestimmung kann nicht einseitig vorgenommen werden, etwa in der Rechnung, sondern sie muss vertraglich vereinbart werden, z.B. in Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
- 30 Tage ab Fälligkeit und Rechnungszugang
Sofern der Schuldner kein Verbraucher, sondern ein gewerblicher Abnehmer ist, gerät er automatisch nach Ablauf von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug.
Ab dem Zeitpunkt des Verzuges hat der Schuldner sämtliche Verzugsschäden zu tragen. Dazu gehören:
- Verzugszinsen
Sofern der Schuldner kein Verbraucher, sondern ein gewerblicher Abnehmer ist, betragen die Verzugszinsen 8 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Der jeweils geltende Basiszinssatz ist der Seite www.bundesbank.de zu entnehmen und beträgt zur Zeit 1, 17 % (August 2005), der Verzugszins beträgt aktuell also 9, 17 %. Ist der Schuldner ein Verbraucher, betragen die Verzugszinsen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, zur Zeit also 6,17 %.
- Belastung mit Kreditzinsen
Sofern Sie Ihrerseits einen Dispokredit mindestens in Höhe der Rechnungssumme in Anspruch nehmen, können Sie auch diese Zinsen geltend machen, denn Ihr Schuldner hat es zu verantworten, dass Sie in Höhe der Rechnungssumme Kreditkosten zu tragen haben. Die Geltendmachung von eigenen Kreditzinsen als Verzugszinsen tritt selbstverständlich an die Stelle der gesetzlichen Verzugszinsen, nicht neben diese.
- Mahnkosten
Sie können für Mahnschreiben Gebühren in Höhe von 2, 50 € geltend machen. Falls der Schuldner erst durch ein Mahnschreiben in Verzug gerät, fallen die Gebühren für das erste Mahnschreiben noch nicht an, da er ja erst ab jetzt in Verzug gerät.
- Rechtsverfolgungskosten / Inkassokosten
Der Schuldner hat sämtliche Kosten zu tragen, die Ihnen bei der Verfolgung Ihrer Rechnung entstehen. Dazu gehören die Kosten für ein anwaltliches Mahnschreiben, die Kosten für einen gerichtlichen Mahnbescheid und auch Gerichtskosten. Es fallen jeweils nur die gesetzlich festgelegten Gebühren an, diese sind auch für Inkassobüros bindend.
Möchten Sie ausrechnen, in welcher Höhe Ihnen Verzugszinsen zustehen? Dann benutzen Sie folgende Formel:
Rechnungssumme x Anzahl der Verzugstage x Verzugszinssatz
360 x 100
Die Informationen, mit welchem Zinssatz die Rechnung zu verzinsen ist, sollten Sie Ihrem Schuldner nicht vorenthalten, sondern in der Mahnung deutlich herausstellen. Auch die täglichen Verzugskosten oder die bisher angelaufenen Verzugszinsen können Sie, wenn die Höhe des Betrages es hergibt, nach der oben erwähnten Formel ermitteln und im Mahnschreiben zur Kenntnis bringen.
5. Mahnschreiben - Sorgen Sie für eine klare Kommunikation
Angenommen, Ihrem Schuldner steht ein begrenztes Budget zur Begleichung offener Rechungen zur Verfügung und er hat zwischen mehreren offenen Rechnungen auszuwählen, welche er zuerst, bzw. überhaupt bezahlt. Er wird zuerst die lästigsten Forderungen bedienen und das sind diejenigen, die ihm am wenigsten Ruhe erlauben.
Recht zügig nach Ablauf der Zahlungsfrist sollte eine Mahnung an den Schuldner ergehen, um klar zu stellen, dass die Zahlungsfrist ernst gemeint war und Sie die Forderung auch weiterverfolgen. Die Mahnung heißt in diesem Stadium noch Zahlungserinnerung und ist gemäß sozialer Konvention in einem freundlichen Ton gehalten:
Sicher ist Ihnen entgangen, dass für die von uns erbrachten Leistungen noch der Rechnungsbetrag von 5.000 EUR offen steht. Wir bitten Sie nunmehr höflichst, diese Summe bis zum 01.09.2005 auf das unten angegebene Konto zu überweisen.
Der sozialen Konvention entspricht es auch, eine erneute, angemessene Frist zu setzen. An dieser Stelle sollten aber durchaus die Verzugszinsen ins Spiel gebracht werden, etwa so:
Wir weisen darauf hin, dass wir nach Ablauf dieser Frist die uns zustehenden Verzugszinsen in Höhe von derzeit 9,17 % geltend machen werden. Nach dieser Androhung kann man nach Belieben den goldenen Ausweg der wohlwollend unterstellten zwischenzeitigen Zahlung folgen lassen:
Sollte sich Ihre Zahlung mit dieser Zahlungserinnerung überschnitten haben, bitten darum, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Beschreitet der Schuldner diesen goldenen Ausweg jedoch nicht, heißt das zügig folgende weitere Mahnschreiben auch tatsächlich "Mahnung" und fällt im Ton nicht mehr freundlich, sondern sachlich aus. Leider ist der Betrag von 5.000, 00 € für die Lieferung vom 15.05.2005 immer noch nicht bezahlt worden. Wir fordern Sie daher auf, unverzüglich, jedoch spätestens bis zum 15.07.2005, die Summe von 5.000, 00 € zu überweisen.
In diesem oder in einem weiteren Mahnschreiben ist dann die Drohung offen auszusprechen:
Sollten wir zu diesem Zeitpunkt keinen Zahlungseingang feststellen können, werden wir ohne weitere Ankündigung rechtliche Maßnahmen zur Beitreibung der Forderung ergreifen. Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass hierdurch weitere Kosten entstehen, die von Ihnen zu tragen sein werden.
Die Durchnummerierung von Mahnungen ist übrigens tunlichst zu vermeiden, da der Schuldner beim Stichwort "1. Mahnung" gelassen bis zur berühmten "3. Mahnung" abwarten wird. Es gibt indes keinerlei Vorgaben für die Anzahl der zuzustellenden Mahnungen, daher sollten Sie beim Schuldner auch keine entsprechende Erwartungshaltung auslösen. Wie viele Mahnungen man schreibt, ist eine taktische Frage, die vom Einzelfall abhängt. Wenn der Schuldner durch sein Verhalten deutlich gemacht hat, dass er nicht willens ist zu zahlen, dürften drei Standard-Mahnschreiben ins Leere gehen. Sie sollten dann prüfen, ob der Schuldner berechtigte Einwände geltend macht, auf die Sie eingehen sollten, oder ob Sie sofort einen harten Kurs einschlagen und gerichtliche Maßnahmen androhen.
Wir räumen Ihnen hiermit letztmalig Gelegenheit ein, unsere Rechnung bis zum ... zu begleichen. Andernfalls werden wir unsere Forderung ohne weitere Ankündigung gerichtlich geltend machen. Die Zahl der Mahnschreiben sollte jedoch drei Schreiben nicht übersteigen, ein eventuelles rechtsanwaltliches Mahnschreiben einbegriffen. Wer wiederholt "letzte" Fristen setzt, macht sich unglaubwürdig und hinterlässt einen unsicheren Eindruck.
6. Liebesgrüße aus Wedding
Bei hartnäckig schweigenden Schuldnern und sicheren Forderungen kann auch die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens sinnvoll sein, um eine Reaktion zu erzwingen. Antragsformulare mit Ausfüllhinweisen sind in jedem Büroshop erhältlich. Der gerichtliche Mahnbescheid wird am Gericht Ihres Wohnsitzes beantragt und von diesem Gericht an den Schuldner zugestellt. In Berlin ist das Amtsgericht Wedding zuständig. Ihr Schuldner hat nun zwei Wochen lang Gelegenheit, gegen diesen Mahnbescheid Widerspruch beim Gericht zu erheben. Tut er dies, können Sie die Überleitung des Mahnverfahrens in ein normales Gerichtsverfahren beantragen. Wird der Widerspruch unterlassen, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Hier kann der Schuldner wiederum mit einem Einspruch reagieren - mit der Folge der möglichen Überleitung in ein normales Gerichtsverfahren. Bleibt der Einspruch aus, wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig. Die Forderung ist wie ein erfolgreiches Urteil vollstreckbar.
Eine sehr sinnvolle Hilfe für das Ausfüllen eine Antragsformulars finden Sie im Internet unter www.berlin.de. Hier werden Sie durch eine Eingabemaske durch die notwendigen Antragsangaben geführt und können diese dann auf einem handelsüblichen Antragsformular ausdrucken.
7. Sprechen Sie mit ihm
Rechnungen und Mahnungen sind relativ diskrete Instrumente, ein papierner, gesichtsloser Vorgang, der dem Schuldner möglicherweise weniger unter die Haut geht, als eine unmittelbare Kontaktaufnahme. Beachten Sie hierbei, dass geschäftliche Kommunikation einen ganz bestimmten Code kennt. Dieser lautet: sachlich und dezent. Empfehlenswert ist eine telefonische Kontaktaufnahme. Erkundigen Sie sich nach der Zufriedenheit mit Ihren Leistungen und dem Erhalt der Rechnung. Lassen Sie dann gegebenenfalls für ein paar Sekunden das Schweigen wirken, das schafft eine der Situation angemessene Verlegenheit. Nicht Sie müssen Ihre Rechnung rechtfertigen, sondern der Schuldner seine Zahlungssäumnis. Fragen Sie nach, wann genau mit einem Zahlungseingang zu rechnen und halten Sie das Gespräch möglichst knapp. Ihr individueller Nachdruck darf nicht mit einer unverbindlichen Plauderei verwechselt werden.
8. Lassen Sie sich Ihre Leistungen nicht schlecht reden
Die Behauptung des Schuldners, die Leistungen seien nicht mängelfrei erbracht worden ist ein wahrer Klassiker unter den Argumenten für ausbleibende Zahlungen. Gerne wird dieses Argument erstmalig vom Schuldner ins Feld geführt, wenn die Leistungen längst abgewickelt worden sind und der Streit über die Rechnung entbrannt ist. Bei Werkverträgen wird Ihre Forderung gegen den Auftraggeber erst dann fällig, wenn die Leistungen mängelfrei erbracht worden sind und die Abnahme erfolgt ist.
- Werkverträge
sind diejenigen Leistungsbeziehungen, bei denen der Auftragnehmer ein konkretes Leistungsergebnis und nicht nur das reine Tätigwerden für den Auftraggeber schuldet. Bsp.: Die Erstellung eines Logos ist eine Werkleistung, da das Geld für ein bestimmtes Leistungsergebnis, nämlich ein fertiges Logo bezahlt werden soll. Beratungsleistungen hingegen sind keine Werkleistungen, sondern Dienstleistungen.
- Abnahme
bedeutet die Entgegennahme und Billigung der Leistungen als vertragsgemäß.
Die Abnahme kann auch durch schlüssiges Handeln erfolgen. Beispiel: Der Auftraggeber nimmt das für ihn erstellte Logo entgegen und bedankt sich herzlich.
Die Abnahme spielt eine entscheidende Rolle:
Erst durch die Abnahme wird die Vergütung fällig.
Nach erfolgter Abnahme kehrt sich die Beweislast für Mängel um: Vor der Abnahme müssen Sie beweisen, dass Ihre Leistungen vertragsgemäß erbracht worden sind, nach der Abnahme muss Ihr Auftraggeber beweisen, dass die Leistungen Mängel aufweisen.
Ab der Abnahme beginnt die Verjährungsfrist für Mängelhaftung
Sobald Sie die Abnahme Ihrer Leistungen nachweisen können, wird es für Ihren Schuldner sehr eng, sich hinsichtlich seiner ausbleibenden Zahlung auf Mängel berufen zu können. Wie bekommen Sie die Abnahme wasserdicht hin?
Sie können nachweisen, dass Ihr Auftraggeber die Leistungen entgegengenommen und bereits für eine gewisse Dauer gebraucht hat ohne eine Beanstandung vorzutragen (z.B. Auftraggeber gibt den für ihn entworfenen Flyer in Druck und verteilt ihn) oder
Sie haben eine schriftliche Bestätigung für die Entgegennahme und Billigung der Leistungen vom Auftraggeber bekommen (Muster nachstehend) oder
Sie haben bei der Übergabe der Leistungen eine angemessene Frist zur Abnahme der Leistungen gesetzt. Läuft diese Frist unbeanstandet ab, gilt die Leistung als abgenommen. Die Fristsetzung kann zeitgleich mit der Übergabe erfolgen, sie kann auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt und an den Zeitpunkt der Übergabe der Leistungen geknüpft werden.
Muster für Abnahmebestätigung
Ich/Wir bestätige(n), den Erhalt der nachfolgend benannten Leistungen gemäß Vertrag vom ...
( ) Die Leistungen sind vertragsgemäß erbracht worden.
( ) Die Leistungen weisen folgende Mängel auf: ...
Ort, Datum, Unterschrift
Es ist für beide Vertragpartner sinnvoll, in einer Abnahmebestätigung Mängel, die bei der Übergabe festgestellt werden, festzuhalten. Unwesentliche Mängel stehen der Abnahme von Werkleistungen übrigens nicht entgegen, sie berechtigen den Auftraggeber aber dazu, einen Teil der Vergütung einzubehalten, um die Nachbesserung durch den Auftragnehmer abzusichern. Der einbehaltene Vergütungsteil darf dabei durchaus das Dreifache der für die Beseitigung des Mangels erforderlichen Kosten und mehr betragen. Bei wesentlichen Mängeln ist die Leistung nicht abnahmefähig, hier muss zuerst nachgebessert werden, bevor die Rechnung fällig wird.
9. Verlassen Sie ihn nicht, bloß weil er kein Geld hat
Unbezahlte Rechnungen haben in den seltensten Fällen etwas mit der Armut Ihres Auftraggebers zu tun. In den meisten Fällen ist Geld vorhanden, auch in Zeiten knapper Ressourcen. Wenn Ihnen die finanzielle Situation Ihres Auftraggebers unbekannt ist, sollten Sie es vermeiden, große Rechnungsbeträge auflaufen zu lassen. Vereinbaren Sie lieber von vornherein Abschlagzahlungen. Hierdurch werden die Rechnungsbeträge für den Auftraggeber psychologisch kleiner und Sie haben das Druckmittel, den Auftraggeber mit einer halbfertigen Leistung "sitzen zu lassen", wenn er Ihre Zwischenabrechnungen nicht bezahlt. Vor allem erhalten Sie so mit einem wesentlich geringeren Zahlungsausfallrisiko einen Einblick in die Zahlungsmoral Ihres Geschäftspartners. Lassen Sie sich nicht durch Versprechungen für künftige Folgeaufträge hinhalten. Sie haben nichts von Folgeaufträgen, wenn Sie dafür nicht bezahlt werden. Ist das Geld beim Auftraggeber tatsächlich knapp, vereinbaren Sie eine für beide Seiten vertretbare Ratenzahlung, aber warten Sie nicht passiv ab, bis Ihnen Bezahlung angeboten wird.
10. dranbleiben
Ja, Geld eintreiben macht Arbeit. Es lohnt sich. Bleiben Sie dran.
© 2005 Katja Chudoba, Rechtsanwältin
Kanzlei Karsten & Chudoba
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