Die Abnahme der Auftragsleistungen durch den Auftraggeber spielt beim Werkvertrag eine bedeutende Rolle. Durch die Abnahme segnet der Auftraggeber die erbrachten Leistungen als vertragsgemäß ab, was sich für den Auftragnehmer vorteilhaft auf den Vergütungsanspruch und eventuelle Gewährleistungsrisiken auswirkt. Gerade in der Kommunikationsbranche, wo die Leistungsergebnisse oftmals erst Schritt für Schritt in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber definiert werden und es kaum objektive Kriterien dafür gibt, wann ein Auftragswerk einwandfrei und wann es mangelhaft ist, sollte der Auftragnehmer seine eigenen Leistungen durch eine sorgfältige Durchführung der Abnahmemodalitäten absichern.
Bedeutung der Abnahme
Die Abnahme ist die Entgegennahme und die Anerkennung der Leistung als (im Wesentlichen) vertragsgemäße Leistung. Erst mit der Abnahme wird die Vergütung fällig. Das erklärt sich daraus, dass der Auftragnehmer mit der Werkleistung ein fertiges Leistungsergebnis schuldet und den Vertrag erst dann erfüllt hat, wenn dieses Leistungsergebnis keine wesentlichen Mängel mehr aufweist. Dies wird durch die Abnahme dokumentiert.
Dem Vergütungsanspruch des Auftragnehmers werden oftmals Mängel entgegengehalten und die Rechnungen bleiben unbezahlt. Hat der Auftraggeber die Leistungen jedoch zuvor abgenommen, kann diese Einrede (bzw. Ausrede) recht gut ausgehebelt werden. Hintergrund ist folgender:
Ab der Abnahme geht die Beweislast für Mängel auf den Auftraggeber über
Ab der Abnahme kann der Auftraggeber Gewährleistungsrechte für Mängel, die er bei der Abnahme gekannt hat, nur dann geltend machen, wenn er sich diese Rechte bei der Abnahme vorbehalten hat
Der Beweislast kommt in einem Rechtsstreit um die Vergütung eine entscheidungserhebliche Rolle zu. Wer etwas beweisen muss, dies aber nicht kann, verliert den Rechtsstreit. Bis zur Abnahme muss der Auftragnehmer beweisen, dass die Werkleistungen mängelfrei waren, er muss also detailliert vortragen, was vertraglich vereinbart war und dass seine Leistungen mit den vertraglichen Anforderungen übereinstimmen. Ab dem Zeitpunkt der Abnahme hält der Auftraggeber den "Schwarzen Peter" in den Händen: Er muss darlegen und beweisen, dass die Leistungen nicht vertragsgemäß waren. Die Mängelgewährleistungsrechte des Auftraggebers sind nach erfolgter Abnahme ausgeschlossen, wenn der Auftraggeber nicht bei der Abnahme erklärt hat, dass er sich diese Rechte vorbehalten will. Dies betrifft die Rechte auf Nachbesserung, auf Minderung der Vergütung und auf den Rücktritt vom Vertrag. Schadensersatzansprüche wegen schuldhafter Pflichtverletzungen bleiben dem Auftraggeber jedoch erhalten.
Durchführung der Abnahme
Wegen der heilsstiftenden Wirkung der Abnahme für den Auftragnehmer sollte dieser sorgfältig darauf achten, dass die Abnahme dokumentiert wird, damit sie jederzeit nachweisbar ist. Die Abnahme kann etwa durch ein Protokoll nachgewiesen werden, aus welchem der Auftragnehmer, die vertragliche Leistung und der Zeitpunkt der Abnahme hervorgehen und welches vom Auftraggeber unterschrieben worden ist.
Muster für Abnahme-Protokoll
Auftraggeber:.........
Auftragnehmer:.........
Auftrag:.........
Der Auftraggeber hat folgende Leistungen in Empfang genommen: ......... (evtl. Abbildungen als Anlage beifügen)
Folgende Mängel wurden festgestellt.........
Ort, Datum, Unterschrift Auftraggeber
Auch die eigenhändige Unterschrift des Auftraggebers auf einem Entwurf eignet sich für den Nachweis der Abnahme, vorzugsweise mit einem kleinen Vermerk versehen, z.B. "Leistung als vertragsgemäß anerkannt".
E-Mails sind mit Vorsicht zu genießen. Eine Erklärung des Auftraggebers in einer E-Mail, dass er sich für die Leistungen bedankt, einen Entwurf frei gibt, mit der Leistung einverstanden ist, ist immerhin schon einmal eine Erklärung und besser als nichts. Wenn der Auftraggeber diese E-Mail aber später bestreitet, nützt sie unter Umständen nichts. Eine E-Mail ist nur dann ein vollwertiger Nachweis, wenn sie entweder eine qualifizierte elektronische Signatur aufweist oder zumindest die Unterschrift des Auftraggebers nachbildet.
Die Abnahme kann auch durch schlüssiges Handeln des Auftraggebers erfolgen, etwa indem er die Leistungen entgegennimmt ohne sie zu beanstanden oder wenn er sie nutzt. Dann sollten aber zumindest diese Umstände, aus denen sich die schlüssige Abnahme ergibt, nachweisbar sein, z.B. durch Zeugen, die bei der Übergabe anwesend gewesen sind.
Falls der Auftraggeber die Abnahme nicht erklärt, obwohl die Auftragsleistungen mängelfrei erbracht worden sind, kann die Abnahme auch durch eine sog. Abnahmefiktion ersetzt werden. Hierzu muss der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine angemessene Frist setzen und ihn zur Erklärung der Abnahme auffordern. Sofern sich der Auftraggeber dann immer noch nicht zu den Leistungen erklärt, gelten diese nach Ablauf der Frist als abgenommen.
Wenn die Werkleistung aus mehreren in sich abgeschlossenen Teilen besteht, sind Teilabnahmen möglich. Dann können auch Abschlagzahlungen in Rechnung gestellt werden. Teilabnahmen sind insbesondere dann sehr wertvoll, wenn die Leistungen erst im Laufe der Vertragsausführung entwickelt wird, was bei kreativen Leistungen meistens der Fall ist. Der Auftragnehmer sollte sich dann die Leistungsergebnisse für jede Projektphase (Grobkonzept, Feinkonzept, fertiges Design) einzeln abnehmen lassen. Nur so kann er für die jeweils geleisteten Arbeiten die vertragliche Verbindlichkeit für den nächsten Leistungsschritt herbeiführen und sichert sich davor ab, dass die abgelieferte Arbeit aus Gründen beanstandet wird, die bereits in der ersten Leistungsphase hätten moniert werden müssen.
Worauf zu achten ist
Es empfiehlt sich, sämtliche Absprachen die während der Auftragsdurchführung mit dem Auftraggeber stattfinden, aufzubewahren. Mündliche Absprachen sollten in einem Protokoll vermerkt und mit der Bitte um Bestätigung dem Auftraggeber vorgelegt werden, zumindest per E-Mail. Bei späteren Streitigkeiten um die Vertragsgemäßheit der Leistungen ist es für den Auftragnehmer das A und O, plausibel darlegen zu können, was hinsichtlich der bestellten Leistungen zwischenzeitig besprochen worden ist.
© 2005 Katja Chudoba, Rechtsanwältin
Kanzlei Karsten & Chudoba
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